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POST TIME:2016-08-09 15:00 READ
策划组织团拜会留意什么




如今的团拜会策划是一项综合性的工作,既要对团拜会的节目形式等等都要提前精心安排,同时还要加强团拜会实行方面的引导,特特别是团拜会主办方的要求越高,团拜会的准备周期就越长。具体策划组织团拜会要注意以下问题:
    首先需要确定团拜会主题与形式。一场成功的团拜会总是会有一名成功的导演,举办团拜会,首先要考虑团拜会主办方的目的,明确团拜会的主题与形式。如一场 “元旦团拜会”,这就既要回顾过去团拜会主办企业一年中的成果,还要迎接新年的到来,可以用“收获”“走向辉煌”等这些词为团拜会的主题;如果是举办一场春节期间的团拜会,那么就需要突出员工辛苦一年以来所取得的业绩以及企业这一年以来的发展状况,深情表达企业对员工的感激之情,可以“再创辉煌”等为团拜会的主题。
2、积极搞好团拜会策划各项的准备工作。在工作人员确定团拜会的主题和时间地点后,其他人员就要积极做好一系列的准备工作。具体包括:
1.及时印发团拜会的相关文件,以海报等各种形式搞好团拜会举办之前的宣传,扩大团拜会的影响力,吸引企业更多员工的关注和参与到团拜会中来。
2.征集团拜会的节目或下达节目任务。认真策划团拜会的节目形式,广泛动员企业员工并且安排相关部门进行节目的准备。如果来参加的节目比较多,则需要组织人员对节目进行初选。若按照节目计划准备,则要组织人员加强情况的检查,确保团拜会的节目质量。在完成策划的节目后,要设计团拜会的节目流程单。
3.团拜会正式举行之前,需要组织相关的节目进行彩排,并且最好请专业老师对节目进行引导。彩排后,要对节目中的问题进行认真的分析,并且提出下一步的工作要求。
4.确定团拜会现场的工作人员。团拜会现象通常需要一大批工作人员,主要有:现场总监、团拜会主持人、舞台联络、灯光、音响控制、话筒保管、服装、化妆、摄影摄像、礼仪服务、以及领导和评委的邀请等等。团拜会进行前要对相关工作人员进行培训,提出工作要求。
5.精心设计、布置团拜会现场的舞台。团拜会现场的舞台布置的更要突出团拜会的主题,力求简洁大方,且有较强的创意。
6.需要做好团拜会现场的安全检查、设施设备的装备检查。
另外团拜会策划人员还需做到:
1、编写宣传材料,列出团拜会主题、背景、活动内容等,

2、团拜会现场的接待工作,应该设置相应的接待室,让来宾休息,对所有到场的人都热情接待服务,对重要客人应该亲自问候,他们的签到、住宿方面均由专人来安排。特别是要注意:一,团拜会嘉宾的迎送。二,团拜会嘉宾的引导。安排人负责带路,将其送到指定的团拜会举办地点。三,团拜会嘉宾的的陪同。对于某些年龄比较大的嘉宾,可以安排专人护送。四,团拜会嘉宾的的招待。即指派专人为嘉宾送饮料上点心以及其他方面的关照。   
  3、要做好团拜会举办时的组织工作
1.安全方面的落实,紧急情况和应急措施的准备情况。
2.要做好团拜会现场的组织工作
3.要确保团拜会现场的所有工作人员、演出人员、领导及评委准时入场。
4.要做好团拜会现场的指挥,随时检查各工作的环节,保证按照预定的团拜会策划方案进行,若紧急情况发生要懂得灵活应对。
通常来说,团拜会现场的舞台搭建往往是为了更好的烘托出团拜会的主题和氛围,从而为整个团拜会进行搭建、团拜会主题塑造了更美的展现空间,对于舞台的展示形式上要使用到各种材料、音响、光线等方面,不断的给团拜会参与人员以新鲜感,刺激其好奇心,使他们对团拜会出现兴趣,进而出现与企业共同成长的愿望。所以团拜会策划企业的相关人士认为团拜会的舞台除了要强调个性外,也要有喜出望外的惊喜存在,对于观看者来说会更加有激情。
    而团拜会现场的舞台搭建对于任何一家团拜会策划企业来说,是绝对需要的一部分,所以团拜会现场的舞台搭建并不能像搭建一个台子那么简单,而是要推进团拜会的举办。因此团拜会现场的舞台搭建、团拜会现场的布置、团拜会现场的背景、搭建看台是一个归纳性的项目,同样要考虑很多方面的要素?
    一、考虑牢固问题;团拜会现场的舞台牢固问题,是舞台搭建的最基础性设施,关联到台上乃至台下团拜会参与人员的安全问题,一旦发生事故,后果不堪设想。
    二、考虑表演时光照问题;如果是晚上进行团拜会,因为要装灯,架设灯光桁架,要考虑接电方便,省得使输电线路穿过团拜会参与人员席,引起安全方向的隐患,同时也加大团拜会举办的成本。
    三、考虑如果是白天举办团拜会,在表演时间的选择上,要考虑阳光映照的角度,避免演员或团拜会参与人员睁不开眼睛,应布置表演区演员面对阳光,不能背光,否则化妆成果就难以表现。团拜会参与人员席、主席台要背光,否则日光刺眼、影响观看。
    四、在典型环境中团拜会策划搭建舞台;要充分呈现团拜会现场的典型环境,营建团拜会的环境氛围。
    五、团拜会现场的舞台要层次分明,以方便节目编导安置众多演员时,使得团拜会现场的画面有层次感和美感。
    成功的团拜会能不断提高团拜会主办方的知名度、员工满意度,提高团拜会主办方的品牌形象,转换公众对团拜会主办方的看法,累积无形资产,并能从不同程度上增进团拜会主办方的销售。此外团拜会现场的舞台搭建有常列的方法可供遵循,但也有不少技巧,三分策划,七分实施。
  一、全面操作严密
给团拜会的成功或失败的机会只有一次。团拜会可不是拍影片、电视,不能重来,一旦出现差错无法弥补,绝不能掉以轻心。 
二、评估
相关策划人员在对团拜会进行评价时,往往是只评估实行效果,评估不够全面。团拜会策划如能在评价时,除实施效果外再评估团拜会目的是否正确、创意是否鲜明、团拜会经费的投入是否合理、参与的投入与产出是否成正比、团拜会的相关信息搜集是否全面、媒体配合是否科学、大众与媒体关系是否更加巩固、社会的资源是否增加、各方面的满意度是否量化等,则团拜会的整体效果才能体现出来。
三、危机挑战
    很多时候团拜会有一定的不可确定性,为了杜绝意外事件发生,团拜会人员在策划与实施的过程中要抱有强烈的危机意识,充分考虑到团拜会举办过程中有可能发生的各种风险,并制定出相关的策略。只有排除了所有的风险,制订出的团拜会策划方案才有实现的保证。
  四、面对的问题
  人们对团拜会的认识不同时期存在不同误区,加之部分媒体的错误引导,更加深了这种错误认知的延伸。团拜会这些年的开展,对公关的认知又有了新的误区,把团拜会等同于营销团拜会。但是本质上两者的目标、重心完全不同。