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POST TIME:2018-12-23 13:02 READ
如何对会议性质进行策划
 
(1)必要性。必要性是强调即明确哪些对象必须或应当参加会议。根据会议的议题和性质必须参加的单位和个人,不能遗漏。可参加可不参加会议的,不应当列人参加范围。
(2)明确性。
①对象的职务或级别明确。即明确担任什么职务和级别的人员必须或应当或可以参加会议。有的会议必须是正职千部才能出席,有的会议需要分管某项业务的人员参加,有的会议则规定必须是一定级别以上的干部参加。
②对象的资格明确。即明确每一个对象以何种资格参加会议。对象的身份不同,参加会议的提法也不一样:正式成员称之为“出席”;列席成员称之为“列席”;旁听成员称之为“旁听”;特邀成员根据具体的对象,可以称为“出席”,也可称为“列席”。当不需要对与会者的资格作区分时,也可以通用“参加会议”一词。


(3)代表性。与会者是否具有代表性,是会议能否真正发扬民主、集思广益的关键因素。
此外会议的规模一是指会议组织存在的时间,存在的时间越长,规模就越大;二是指会议占有的空间,包括动用的人和物的总和,动用的人员和物资越多,规模就越大。一般说来,决定会议规模的主要因素是动用的人员,其中又以参加会议的总人数为主要依据。
澳门永利电玩城手机版企业提出策划会议的规模必须综合考虑以下几个方面的因素。
1.效果
会议的规模与会议的效果密切相关。有的会议保密性较强,必须严格控制与会人数和会务人员,以防会议内容的扩散。有的会议要求造成声势,扩大影响,需要达到一定的规模才能产生效果。当然,盲目追求规模,则会产生不良影响和效果。
2.效率
会议的规模直接制约会议的效率。换句话说,会议人数越少,会议所花的时间就越少,会议效率就越高;反之,会议人数越多,意见越不容易集中,会议时间也越长,效率就越低。管理学家经研究发现,出席会议的人数超过12人,其中就可能出现懒于思维者。因此,除了法定性会议和必须举行的大规模会议之夕卜,要尽可能地控制与会人数。
3.场地
一般来说,规模决定场地,但由于场地的限制,规模必然受到相应的限制。因此,决定会议规模之前应当先考察场地条件。
4.成本
会议规模与会议成本二者构成正比关系,规模越大,动用的人力、物力、财力就越多,会议成本也就越高。澳门永利电玩城手机版企业提出主办方在确定会议规模时,先要“摸摸口袋”,做到量力而行。除了考虑会议的显性成本夕卜,还要预算一下隐性成本。
四、会议方式的策划
在确定了会议的目标、议题、性质、对象和规模之后,就可以确定会议的方式。确定会议的方式应当综合考虑以下几个方面的问题。
1.会场的座位格局
澳门永利电玩城手机版企业提出会场的座位格局也就是与会者座位的摆放形式,它同会议的目的、性质和会议的效果有着密切的联系。比如,座谈会应当将与会者的座位摆放成围坐式,以增加轻松和谐的气氛;报告会应当突出报告人的地位,需要设主席台,座位格局以上下对应式为宜(详见第四章《现代会议的准备》)。
2.会议气氛的渲染手段
怎样运用宣传手段和会场布置创设会议的特定气氛以达到会议的目标,是会议方式的重要因素。比如,庆祝会的场面应当热烈,追悼会的气氛应当低沉……不同的会议活动需要根据会议的目标、性质采用不同的手段渲染会议的气氛。有些特殊的会议,还需要运用传播的手段给会议创造良好的社会氛围(详见本章第九节《会议的公关和宣传策划》)。
3,会议的技术手段
运用现代技术手段举行会议是现代会议的主要特征。比如,运用电视、电话、计算机及其网络系统召开的远程会议,由于快捷方便,大大提高了会议的效率,降低了会议的成本,日益受到人们的青睐,成为现代会议活动方式的亮点。